Оценка поставщиков часто существует формально: один раз в год, в Excel, по субъективным впечатлениям закупщика или внутреннего заказчика. Такой подход почти не помогает принимать решения. Поставщик может хорошо пройти тендер, но регулярно срывать сроки, привозить товар не по спецификации, задерживать документы или плохо реагировать на замечания.
Рабочий vendor rating должен строиться по фактам исполнения: поставка, услуга, монтаж, клининг, маркетинговая работа, аутсорсинговый персонал, документы, коммуникация, рекламации и скорость исправления.
Какие критерии использовать
Базовый набор критериев:
- качество товара или услуги;
- соблюдение сроков;
- соответствие спецификации;
- комплектность документов;
- коммуникация;
- скорость реакции на замечания;
- рекламации и возвраты;
- HSE и допуски, если применимо;
- устойчивость цены и условий;
- оценка внутреннего заказчика.
Для разных категорий веса должны отличаться. В свежей продукции важны внешний вид, спелость, размер, температура и скорость довоза. В медицинской индустрии - предквалификация поставщика, документы, партии, сроки годности и корректность сертификатов. В строительстве - HSE-допуск, качество работ, фотофиксация, соблюдение графика и устранение замечаний. В услугах - фактический результат, SLA, обратная связь заказчика и повторяемость качества.
Почему нужна оценка после каждого события
Годовая оценка не ловит проблемы вовремя. Если поставщик привез часть продукции с плесенью, помятыми коробами или несоответствующим размером, решение нужно принимать в течение дня: вернуть поддон, оформить недовоз, запросить довоз, зафиксировать фото и передать обратную связь поставщику.
Мобильная оценка или веб-интерфейс позволяют складу, производству или внутреннему заказчику за 50-60 секунд зафиксировать факт: фото, критерий, комментарий, статус и количественную оценку. Поставщик видит обратную связь онлайн и может быстро реагировать.
Vendor rating для услуг
Оценка поставщиков полезна не только для товаров. Ее можно применять для монтажа оборудования, клининга, аутсорсингового персонала, маркетинговых услуг, IT-подрядчиков, ремонтных работ и сервисного обслуживания.
Пример: подрядчик установил оборудование. Ответственный сотрудник делает фото, отмечает качество работ, сроки, безопасность, замечания и необходимость доработки. Система сохраняет оценку и связывает ее с поставщиком, заказом и категорией.
Как использовать рейтинг в закупках
Vendor rating должен влиять на будущие решения:
- допуск к RFQ;
- приоритет в shortlist;
- условия оплаты;
- глубина проверки документов;
- необходимость аудита;
- стратегия категории;
- переговорная позиция.
Если рейтинг собирается, но не влияет на выбор, поставщики быстро перестают воспринимать его серьезно.
Что делать дальше
Digital Purchasing помогает собирать vendor rating по фактам исполнения и использовать его в будущих закупочных решениях.